faxの書き方

faxの書き方の大原則は、濃い色(黒色)で大きめに字を書くことです。Faxの文字には色をつけないようにしましょう。特に青色などはfaxマシーンが読み取れない場合がしばしばあります。出来れば、faxする書類はモノクロのコピーをしたものが良いでしょう。また、細い線も読み取りが出来ない場合がありますからデリケートな線は書かないようにしてください。
そして、faxの文書ですが、これは簡潔な文章にこしたことはありません。Faxは手紙ではないことを憶えておいてください。例えば、株式会社○○御中  ○○様  日付  発信者である自分の名前、その次に来る添付書類名と添付枚数 を1枚目に大きくはっきりと記入しましょう。
要件なり添付する書類なりをその次にセットしてfax送信をします。こうすれば、これから来るfaxがどこの誰からこちらの誰宛で、それがどのようなものかが先方に一目で分かります。添付する書類などの枚数が複数枚の場合は 1/10、2/10、… 10/10のようにページナンバーをつけるようにすれば、もし途中で抜けたり、読みにくいページが出た場合に、そのページだけを再送することができます。

Faxの書き方と送り方で大切なのは、100パーセントそれを受け取る先方の人の気持になることが大切になります。そして、faxは送る前と送ったあとで果たしてそのfaxで用が足りたかどうかを電話などで確認することで、faxを送りっ放しにしないことも大切です。
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