添え状の書き方

仕事では対外的な郵送書類には必ず添え状(送付状とも言います)を同封するのが礼儀ですね。また、履歴書を郵送する際にも添え状を同封すると受け取る側の印象が良くなるでしょう。

添え状の書き方は基本的には手書きですが、パソコンでも構いません。そして、添え状の書き方に決まった書式はありませんが、用紙サイズはA4サイズで1枚にして複数枚になることは避けましょう。

添え状の用紙には白紙の用紙か薄い罫線の便箋などを使いますが、横書きで書きましょう。
添え状には日付、相手の企業名、自分の会社名、所属、住所、電話番号、氏名、簡単な挨拶文、そして、同封書類が何であるかを書きます。

この時の挨拶文は拝啓、ではじめて敬具で終わります。そして、挨拶は簡潔に書くことで、添え状が長文の手紙のようなものは好ましくありません。添え状の目的はあくまでも相手の人にその内容物が何で、どこから誰宛のものなのかを一目で分かってもらうことです。

ですから、添え状は最初に別の項目として、その郵便物が何であるか、何のためかということを大きく書いても良いでしょう。そうすればそれを受け取った相手の人はその内容物の概要がすぐに分かります。

くれぐれも注意したいのは、添え状は直接相手と会って何かを渡す時に、これは何の目的で、何なのかを説明するのと同じような意味合いのものだと言う点ですから、渡すものが何で、それが何の目的かが分かりにくいのでは添え状にならないということです。
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