稟議書の書き方

稟議書の書き方ですが稟議書は起案書と呼ぶ場合もあり、その起案者が決定権がある上司に対して決裁や承認を得るために提出するための文書です。

稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書くようにします。さらに、上司が祖の稟議書を決裁をするために必要だと思われる資料や詳細な比較検討書や参考になる技術資料なども準備しましょう。

これらの資料は稟議書とは別に添付書類になります。そして、稟議書自体は簡潔にまとめて書くようにします。多くてもA4の用紙3枚以内にするべきで、多忙な上司に時間をかけさせないようにすることです。

そして、稟議書を書く時に一番大切なことは、決裁者にその稟議書の内容を理解してもらってその内容の必要性を認めてもらうことですから、可能な範囲で出来るだけ定量的な表現を使うことです。

そして、起案の際に比較して検討した別案も示して、そのメリットやデメリットを決裁者に簡潔に提示して検討してもらうことも考えてみましょう。

ただ、新規にパソコンを購入したいなどではなく、そのパソコンにすればこのようなメリットがあり、作業効率が現在よりも○○%はアップするので、会社全体の効率は○○%上がるとか、それについてはパソコンとしてはA社製とB社製があり、A社製はこの点でのメリットがあり、B社製ではこのようなメリットがある、などと出来るだけ具体的な数字を示すことが大切になります。

ただ、漠然とした数字もメリットもはっきりしないような稟議書で、添付資料を参照では上司はそのような時間がありませんから、その稟議書は却下されてしまうでしょう。
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