ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の書き方では次ぎの事項に留意することです。そして、文書はいきなり要件から書くのではなく、軽く常識程度の前置き文は必要です。
 
ビジネス文書の文章での基本は簡潔で正確な文章を書くことです。正確で簡潔な表現を心がけましょう。だらだらした形容詞や修飾語が多い文章は止めましょう。それには、箇条書きも良い方法です。箇条書きでは論理的な矛盾が発見し易くなります。

そして、用件を正確に伝えることを第一に考えることで、文章の上手・下手は気にしないことです。

次ぎの必須事項は、曖昧な表現やどうにでも解釈することが出来るような表現は使わないことです。例えば…頃では、それがいつなのか正確な情報が伝わりません。もし、時間がはっきりしない場合は期限を切りましょう。例えば、Ο時前後1時間以内に、などと書きましょう。

そして、…でも結構ですなどと言う表現は、読み手にはどうにでも取れる場合がありますから書かないことです。また、書き終わったら最後に読み返して、曖昧な表現がないかどうかをチェックすることです。
 
それから、言うまでもないことですが、誤字や脱字、話し言葉や幼稚な言葉を使わないことです。特に社外へのビジネス文書は出してしまうと修正がききません。誤字や脱字は読み手には不快感を与えますし、誤った情報を伝えることにもなりかねません。

また、話し言葉や幼稚な表現は祖のビジネス文書を書いた本人だけではなく、会社全体の品性を疑われるでしょう。せすから、出来れば自分で書いた文章を上司や同僚に読んでもらって、相応しくない表現がないかどうかを確認してもらうようにしましょう。
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