議事録の書き方

議事録の書き方を見る以前に議事録は何のためにあるかを理解しましょう。議事録は会社などでの会議をまとめたりする場合に必要になりますが、その他のケースもあります。

そして、その議事録が何のためかにより書き方も変わってきますが、議事録を活用するポイントは、育成、共有、備忘、記録、説明、効果、整理の7点です。

そして、その議事録を参照する人がどんな人なのかも考えておくことが必要です。つまり、
参照者は議事録をとった会議に参加しているかいないかとか参照の議論した内容の把握度合です。

それから、その議事録を参照するのは社長や役員なのか、それとも部長や課長か、それとも係長や担当者なのか、さらには会議に出席したクライアントなどの第3者なのかによっても書き方は変わってきます。

大体、議事録をまとめるのは会社などの場合は若手の人でしょう。若手の人は、つまり書記の役目をするようにして、仕事を覚えていくという育成の意味もあるようです。

議事録に必要な項目には必ず記載しなければならない絶対的記載項目とそうではない相対的記載項目があります。

絶対的項目は(1)議事録のタイトル、(2)会議の日時と場所、(3)出席者、そして(4)議題とその会議での(5)結論や決定事項、検討課題です。作成日や作成担当者も書きましょう。つまりその議事録が一人歩きをした時に責任の所在を明確にするためです。

そして、議事録では事実は曲げない、落とさないこと、事実と主観は分けることで、議事録が複数ページになる場合は、要旨と内容を分けましょう。
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