報告書の書き方

報告書は上司からの命令や指示を実行した後でその業務の結果を報告するためのものです。報告書の形の文書で報告するのは、その報告がその上司からさらにトップクラスまでいく場合や記録や保存が必要な場合、さらには会議の出席者など多数の人に対してその会議の内容を共有する場合などです。

ですから、報告書の書き方はそれを読む人が報告書だけで何がどうなったのかなどを理解出来るようにしなければなりません。報告を受ける上司やトップは大量の報告書を読む立場にありますから、可能な限り簡潔に分かり易い報告書を書くように心がけましょう。

そして、直接関係のない人や多数の人が読む場合、読む人によって解釈が変わってきてしまうような誤解を招くような表現が無いようにしましょう。

報告書は読み易い文体で簡潔な文章を書くことで、項目ごとに小見出しを使ったり、箇条書きにするなどの工夫もしましょう。

また、報告書は事実を正確に伝えることが重要ですから金額や数字は正確に書き、あいまいな表現ではなく、内容が正確に伝わるようにします。

それには報告書の目的と提出相手、過去の経緯や現状を十分に把握して報告すべき内容のみを書くことです。

つまり、5W2H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら)をしっかりとつかんで、簡潔で分かりやすい文章を書くようにします。

文章は短文で箇条書きにするとか項目ごとに小見出しをつけて要点をわかりやすく記述するようにしましょう。なお、どうしても報告書が長い文章になる場合は最初に要約文をつけるようにします。
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