内容証明の書き方

内容証明の書き方には同時に必要な事項がありますから注意しましょう。この要件を満たしていないと内容証明の機能が果たせません。

まず、内容証明郵便は同時に三枚(枚郵便局保管、枚相手方送付、差出人保管の三枚)を作成しなければなりません。

用紙には、一行に二十字以内、一枚二十六行以内で書くのですが。横書きで作成する場合は、一行十三字以内、一枚四十行以内、または一行二十六字以内、一枚二十行で作成することが可能です。

もし書いている途中で文章中の文字を訂正したり挿入、削除したりするときは欄外の上に何字訂正、何字削除、何字挿入と字数を明記して捺印します。これは一行中で何字も訂正、挿入、削除しても、捺印は一つで構いません。

もし、用紙の枚数が二枚以上になるときは必ず契印(割り印)をします。そして、内容証明に使用する文字はカナ、漢字、数字で、それ以外に英字は固有名詞に限ります。また、括弧や句点、その他一般に使用される記号に限られます。なお、句読点(、や。)は一字とみなされます。

用紙内には必ず差出人(発信人)と受取人(受信人)の住所、氏名を末尾の余白に付記しなければなりません。ただし、住所、氏名が文章な内容に記載されたものと同じ場合は省略することも出来ます。

最後に内容証明郵便の役割ですが、これは、いつ、どのような内容の文書を、誰が誰に差し出したかを郵便局が証明する制度です。つまり、その文書の内容を後日まで残しておく必要のある場合に利用されています。ですから、受取人にその郵便が到達したことが明らかにならなければ目的を達することができませんので、通常配達証明にします。


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