グリーティングカードの書き方

グリーティングカードとは、つまり挨拶状です。そして、グリーティングカードには、バースデーカードやクリスマスの挨拶をはじめとして様々なカードがあります。なお、グリーティングカードの書き方にこれと言った決まりはありません。

お見舞いカードもありますし、色々な場面に向いているグリーティングカードがありますから、文房具屋さんなどでグリーティングカードを見てみましょう。

誕生日おめでとうなど、既に目的が印刷されているグリーティングカードには、心を込めてメッセージを書きますが、これは少し長めの文章が良いでしょう。そのほうが受け取った人には嬉しいカードになります。

自分で最初からグリーティングカードを書く場合には、それがどのような場面なのかによりますが、例えば知人の結婚を間接的に知ったのでカードを書くのであれば、御結婚おめでとうございます、などと大きく書いて、お祝いの言葉を添えれば良いでしょう。

このような方法で、グリーティングカードはどのようにでも書くことができますから、いわば形式的な日本の年賀状に暖かい真心を込めるようなものです。そして、もし描けるのであればイラストを描き加えると、受け取った人は嬉しいものです。

また、グリーティングカードは日本のように年賀状や暑中見舞いがない国での年賀状や暑中見舞いでもあります。グリーティングカードで新年のご挨拶などを送ればそれを受け取った人にはそのグリーティングカードは大切なものになるでしょう。また、グリーティングカードは贈り物などに添えても構いません。

結婚式の招待状と返信の書き方

結婚式の招待状と返信の書き方では、招待状の文面は典型的な例を参考にしましょう。いつ、どこで、誰が、どのような結婚式を行うかを明記するようにしますが、絶対に間違いの無いように、送る相手の人に失礼ならないようにしてください。

そして、結婚式はお祝い事ですから、それが終らない意味で招待状の文章では「、」、「。」などの句読点は使わないで、段落の行頭を空けないのが決まりです。また、忌み言葉である、切れる、とか、去る、などの言葉は使いませんし、再婚のような繰り返しを意味する、重ね重ね、再び、なども使わないようにしましょう。

発送年月日は、発送日ではなく、吉日としますが、返信ハガキの整理をする都合がありますから返信期限は明記することです。返信期限は挙式の1ヶ月ほど前の大安が良いでしょう。なお、本文以外の会場案内や時間等に関する文章やお願い事などを書く場合には句読点を使用しても構いません。

一方で、招待状を受け取った側は出来るだけ早めに返信を出すことが礼儀です。返信ハガキにお祝いの言葉を添えると受け取った側は嬉しいものです。

宛名の○○行、○○宛の、行や宛を二重線で消して、その次に、様と書きます。出席する場合は、御出席の御と御欠席を二重線で消して、出席を○で囲みます。欠席の場合は、御欠席の御と御出席を二重線で消して、欠席を○で囲み、住所や電話、氏名についている御も全て二重線で消します。そして、招待へのお礼お祝いの言葉と欠席の理由を簡単で構いませんから書きましょう。

覚書の書き方

覚書の書き方については、軽く考えている人が居るのではないでしょうか。そして、覚書の書き方次第ではその証拠力が弱くなる場合があります。

覚書の書き方で考えておきたいのは、覚書は証拠書類だと言うことです。ですから、裁判沙汰になった場合を考えた覚書の書き方が必要になります。

覚書はメモではありません。要件や事実認定を考えた覚書の書き方は、それが直接証拠になる書面にしなければなりません。ですから、例えどこかが不備な書面になっても間接証拠になるようにしましょう。

まず、覚書では当事者が誰かを特定することが大切です。つまり、誰に向けて、または誰と誰が当事者なのかを明記することです。覚書の書き方で大切になるのは人と人との関係で、これが曖昧だと証拠力が弱くなり、証拠にならなくなります。

また、覚書の書き方で大切なのが日付の特定で、それが条件付の覚書であれば日付けは書き落としてはなりません。例えばお金を借りた時の借用書に代わる返済条件についての覚書ではいつが返済の日なのかを明記しましょう。

さらに、覚書の書き方では署名と押印が大切です。民事訴訟では、署名または押印した文書は正当に成立したものと推定されるのです。なお、覚書にはどのような紙でも使えます。
極論ですが、覚書はチラシの裏でも名刺の裏でも良いのです。

覚書として効力がある条件は、本人が署名して押印し、しっかりした内容であり、日付が入っていることです。

退職願いの書き方

退職願いの書き方はそれほど難しいものではありません。そして、ある面では退職届と共通点があります。

もし、その会社に退職願の書式がある場合はその会社指定の様式に従います。封筒は白地のものにして、表書きに退職願と書きます。自筆で手書きをしますが、筆ペンなどではなく黒のボールペンか万年筆が良いでしょう。サインペンでも構いません。

宛名は、会社名と会社の代表者である社長で、敬称は、○○殿、です。書き出しは行の最後から始めて、私事、私儀などにします。そして、退職理由は、一身上の都合、として理由は不要です。なお、退職日は上司と相談して決めた日付を書くようにして、 届け日は提出する日付を書きます。あくまでも提出日を書くようにしてください。

自分の部署名や氏名は、宛名より下の段になるように書き、捺印しますが、この時には三文判などは使わないようにしてください。

こうしてみると退職願いの書き方は退職届と近似していることに気がつくでしょう。退職届が頑として退職しますと、はっきり自分の意思表示をするのに対して、退職願いは退職したいということですから、それを受け取った社長は、もしその人に辞められては困ると思えば、慰留するためにその理由を個別に聞くかも知れません。

また、社長や上司が慰留に努めて給料のアップや仕事内容を変更したりする場合があるかも知れません。しかし、退職届と退職願いはそれこそ紙一重の差なのですから、退職届を書くような気持で書くようにしたほうが良いのではないでしょうか。

研修レポートの書き方

研修レポートは会社の研修に参加した後で提出する報告書だと考えましょう。いきなりの研修レポートの作成は新入社員には難しいかも知れませんが、原則は分かり易い文章を書くことです。

また、研修レポートは必ずデータで裏付けされたものであることが重要です。そして、研修レポートには通常の場合、何日以内に報告せよという定めがあります。ですから提出期限は厳守です。期日を過ぎた研修レポートは受け取ってもらえないと思いましょう。

研修レポートの書き方のポイントは、大概の会社には書式の雛形やフォーマットがあります。そして、内容が複雑な場合は図やグラフを使用しても構いません。

研修レポートでは主語と述語をはっきりさせて文章は短くまとめることが大切になります。
なお、研修レポートと報・連・相は密接な関係があることを念頭に置いて書くようにしましょう。すなわち、研修に関連する報告(報)連絡(連)相談(相)です。研修の状況を報告して、そこに連絡事項があれば書き、質問したい疑問点があれば相談しましょう。

また、文章は見落としや考え違いがあっても書いた本人は気がかないものですから、提出前には十分に読み返して修正しましょう。そして、上司への報告の基本は結論から話すこと、及び簡潔明瞭であることです。この種のレポートや報告書について言えることは、原則として結論を先に出すことと、簡潔にしてかつ明瞭で読みやすい文章を書くことだと憶えておいてください。

クーリングオフの書き方

クーリングオフの書き方は、契約書に記載されているハガキに記入して簡易書留などで送る方法があります。しかし、より確実な通知方法としては内容証明郵便による通知をするべきでしょう。

内容証明用の用紙に規定はありませんが、通常のクーリングオフであれば400字詰めの原稿用紙1枚で間に合います。つまり、その契約をキャンセルする旨を書けば良いのです。内容証明は縦書きでも横書きでも構いません。しかし、文字数には制限があり使用できる文字も決められています。すなわち、文字数の制限では縦書きでは1行に20字以内、1枚に26行以内、横書きでは1行に13字以内、1枚に40行以内となっています。

なお、電子内容証明では文字数が緩和されますが、事前の手続きが必要ですから、急を要するクーリングオフでの手続きに時間を要する電子内容証明はお勧めできません。

この場合の1文字の定義(数え方)ですが、句読点は1文字になりますし、使用できる文字はひらがな・カタカナ・漢字・数字(算用数字、漢数字)です。英文文字は固有名詞にだけ使えます。例えば会社名や商品名、地名などです。

なお、書き間違えた文字の訂正方法ですが、その箇所に2本線を引き、何を訂正したかが分かるようにして、その横に正しい文字を書きます。

さらに、訂正した場合は欄外に、何行目何字削除、何字加入と書いて、差出人の印鑑を押します。なお、郵送する内容証明は1通ですが、コピーをとって3通用意する必要があります。

貸借対照表の書き方

貸借対照表の書き方は青色申告決算書で必要になりますね。ここでは青色申告決算書の貸借対照表の書き方を説明しますが、貸借対照表は確定申告をする会計期間の期首(1月1日)の残高と期末(12月31日)の残高を書き入れたものです。

損益計算書は売上と経費科目の金額を書き入れたものですが、貸借対照表は資産・負債・資本科目の残高を記入します。

貸借対照表には、まず1月1日(期首)の各勘定科目の残高をすべて書き出します。次に12月31日(期末)時点での貸借対照表の勘定科目残高をすべて書き入れます。ですから、当然のことですが、元入金の期首と期末の金額は同じ金額にならなければなりません。青色申告特別控除前の所得金額には売上から経費を引いた利益金額を書きます。

ここで、元入金は期首の資産の総額から期首の負債を差し引いた総額でないと、貸方と借方の総額が一致しないことになってしまいますから、この点に注意しましょう。期首も期末も、資産の合計と負債の合計は一致しなければなりません。最後に借方(資産の部)と貸方(負債・資本の部)の合計金額が一致するか確かめます。因みに、簿記での貸方と借方の基本的概念を以下に示します。

企業の財産状態に変化が生じた時、借方(左側)は資産の増加または負債の減少、純資産の減少および費用の発生を示します。一方で、貸方(右側)は資産の減少または負債の増加、純資産の増加および収益の発生を示します。

エッセイの書き方

エッセイの書き方の前にエッセイについて考えてみましょう。エッセイには小説家のエッセイや著名な学者や研究者のエッセイだけではなく、経済界の人や旅行家などのエッセイがあります。

エッセイは随筆とも呼ばれていますが、基本的にエッセイとはその人が見たことや聞いたことを思いのままに書き、それに関する感想や意見を書くことです。ですから、エッセイは誰にでも書くことが出来ます。

ところで今はエッセイ教室があり、家庭の主婦や定年退職をした人、さらにはサラリーマンなど、幅広い年齢層の人がエッセイを学んでいます。そして、これらの人々のエッセイには、プロが書いた文章よりも魅力的なものがありますが、それがエッセイの良いところなのです。 

エッセイに自分で考えたプロットは不要です。それこそ小説になってしまいます。何かに触発されて、自分にしか書けないことを自由に気ままに書き綴るのがエッセイです。ですから、そこに小細工は要りません。気楽にペンを取り、パソコンのキーを押しましょう。

そして、さあ、これからエッセイを書くのだと力まないことです。淡々と自分が感じた事や自分の考えを書きましょう。散歩にでかけて、のんびり気分で街並みや景色を散歩しながら眺めているとエッセイの題材が見つかるでしょう。

そして、書きたいテーマが決まったら、そのテーマに沿ったことをメモや箇条書きどんどん書きましょう。そして、それをエッセイを書く時にふくらませるのです。また、エッセイはどちらかと言えば日記に近いもので、公開する日記だとも考えられます。なお、エッセイの文体は、である調でも、ですます調でも構いません。

faxの書き方

faxの書き方の大原則は、濃い色(黒色)で大きめに字を書くことです。Faxの文字には色をつけないようにしましょう。特に青色などはfaxマシーンが読み取れない場合がしばしばあります。出来れば、faxする書類はモノクロのコピーをしたものが良いでしょう。また、細い線も読み取りが出来ない場合がありますからデリケートな線は書かないようにしてください。
そして、faxの文書ですが、これは簡潔な文章にこしたことはありません。Faxは手紙ではないことを憶えておいてください。例えば、株式会社○○御中  ○○様  日付  発信者である自分の名前、その次に来る添付書類名と添付枚数 を1枚目に大きくはっきりと記入しましょう。
要件なり添付する書類なりをその次にセットしてfax送信をします。こうすれば、これから来るfaxがどこの誰からこちらの誰宛で、それがどのようなものかが先方に一目で分かります。添付する書類などの枚数が複数枚の場合は 1/10、2/10、… 10/10のようにページナンバーをつけるようにすれば、もし途中で抜けたり、読みにくいページが出た場合に、そのページだけを再送することができます。

Faxの書き方と送り方で大切なのは、100パーセントそれを受け取る先方の人の気持になることが大切になります。そして、faxは送る前と送ったあとで果たしてそのfaxで用が足りたかどうかを電話などで確認することで、faxを送りっ放しにしないことも大切です。

htmlの書き方

パソコンでhtmlの書き方の書き方を試してみましょう。そうすれば自分のホームページを作ることが出来ます。

まず、メモ帳のテキストエディタを開きますが、Windowsでのメモ帳の開き方は、スタート→ すべてのプログラム → アクセサリ →メモ帳です。

そのメモ帳にhtmlを書き込のですが、このための文章はあらかじめワード形式で用意しておいて、それをコピー&ペーストの要領でメモ帳に貼り付けます。

こうしてメモ帳に文章を書き込んでから保存しますが、これはメニューのファイル → 名前を付けて保存をクリックします。

そして、保存するという画面が出たら、ファイルの種類の右の矢印ボタンを押してすべてのファイルを選びます。これをしないとhtmlとして保存できません。

それからファイル名ですが、ファイル名は半角英数字で書き、スペースを入れずに必ず最後に.htmlをつけます。ファイル名は例えばwatashi.htmlのようなものです。そして、サイトのトップページは、必ずindex.htmlという名前にします。さて、このhtmlをデスクトップなどに保存してからメモ帳を一旦閉じます。

今度は、デスクトップなどに保存したファイル名をダブルクリックして、保存されているかどうかを確認してください。同じものが表示されればそのhtmlは保存されています。

なお、ファイルをダブルクリックしてページを表示させてから、メニューの表示 → ソースをクリックします。そうするとさっき書いたhtmlが表示されますから、ここでその内容を変更することが出来ます。

プレスリリースの書き方

プレスリリースの書き方の前にプレスリリースを出す目的を把握するようにしましょう。プレスリリースを書くのは、その内容について新聞社などに興味や関心を持ってもらい、記事として取り上げてもらうためです。

ですから、記者が記事を書くための参考になれば、そのプレスリリースは役目を果たしているのです。しかし、右から左へゴミ箱行きになるようなプレスリリースでは用をなしません。そのためにプレスリリースはそれを取り上げてもらう以前に、まず読んでもらえなければなりません。

悪いプレスリリースに多く見られる傾向として、沢山の要素や事柄を一つの記事に盛り込み過ぎることです。そうなるとその記事の焦点が定まらなくなり、一体全体何をアピールしたいのか分からなくなります。

あくまでもプレスリリースは広告や宣伝ではなく、多くの人に知ってもらいたい自社のニュースをメディアを通じて不特定多数の人に公開してもらうことです。ですから、広告や宣伝に見える文章では記事として取り上げてもらえないでしょう。今は情報過多の時代ですから、何がニュースなのかというアピールポイントをしっかり抑えたプレスリリースでなくてはなりません。

そこでプレスリリースの原則をまとめてみますと、発信者が伝えたい主旨がはっきり分かること、文章が短く簡潔にまとまっていて読みやすいことがあります。いずれにしても記者が読みたくなるプレスリリースを書くことはそう簡単なことではないですね。

エントリーシートの書き方

エントリーシートの書き方のポイントを考えてみましょう。エントリーシートは書く箇所が沢山ありますし、会社によって項目が異なります。

エントリーシートは読み手にどれほど強いインパクトを与えることができるか、さらにはその記述が具体的かどうかが重要になります。なお、面接はエントリーシートを参考にしますから、コピーは必ずとっておき、何を書いたかを忘れないようにしましょう。

最近の質問のパターンは、勿論会社によって大きくことなりますが、就職とは一見関係がないようなものもありますね。例えば、就職活動について俳句を一句とか、カラオケの持ち歌は何ですかなどと言う質問もあるようです。総理大臣にお勧めの本は何でしょうかなどとなると答えに詰まってしまいそうです。

変わったところではA〜Zまでの文字のうちで好きなものを選び、その理由を述べてくださいなどというのもあるそうですが、これには字数の制限がありますから、思考力と集中力のテストのようなものです。

しかし、一番多いのは自己PR、学生時代の経験、志望動機をまともに質問するようですから、これらのパターンを研究しましょう。

なお、エントリーシートは一種のビジネス文書ですから敬語は不要です。また、質問に沿った答えを箇条書きでも構いませんから短く簡潔に書くことです。蛇足ですが、○○○ではないでしょうか、とか○○○だと思いますが、などという自信の無い曖昧な表現は避けるようにすることです。

漫画の書き方

漫画は台詞(会話など)を書く部分もありますが、メインは描くものです。ですから漫画の書き方は漫画の描き方でもあります。

さて、漫画にはストーリーが必要ですが、そのためには登場人物が居なければなりません。また、そのストーリーに付帯する条件、つまり、その時代、展開する場所その他を決めなければなりません。

つまり、漫画はある意味では小説などと同じで、小説が文字や会話や状況描写でストーリーを展開していくのに対して、漫画ではそれを目に訴える点で違いがあるだけだと思いましょう。

ですから、いくら絵が上手でも漫画にはなりません。しかし、もちろん漫画での絵は小説での微妙な言い回しの表現に当りますから、絵が大切なことは言うまでもありません。そして、もし漫画を他人に読んでもらいたいのであれば、独創性は必要ですが、独りよがりな発想でストーリーを組み立てるとか意味のない登場人物は避けることです。

これは長編の漫画でも、4コマ漫画でも、1コマ漫画についても同じことが言えます。そして、1コマ漫画や4コマ漫画には遊ぶ余地がありませんから、その漫画で何を言いたいのか、何を訴えたいのかを表現することは生易しいことではありません。

このように考えると漫画を書くという作業には相当な感性と想像力、表現力、さらには創造性、そして漫画を裏付ける信憑性などが必要になりますから、誰かに習ったから上手になるというものではありません。

したがって、漫画の書き方にはこれだというマニュアルはありませんし、すべてが書く人の力量にかかってくるのです。

遺言の書き方

遺言の書き方には、自筆証書遺言、公正証書遺言、秘密証書遺言がありますが、ここでは自筆証書遺言の書き方を説明しましょう。

遺言を書くためには白い紙とペン、印鑑と封筒を用意します。そして、現在ある不動産や預貯金、国債や株券、貴金属などと、それを誰にどのように相続させるか、もしくは遺贈するかをメモにまとめてみます。

そのメモに沿って、これは誰に相続させるか、などを書くのですが遺言書はペンを使って全て自筆で書きます。ボールペンや鉛筆はもとより、パソコンやワープロや代筆では正式な遺言にはなりませんから注意してください。

書き終わったら日付を記入して、自分の名前を書いて印鑑を押します。この際の印鑑は実印が良いのですが認印でも構いません。

そして、書き終わってから一部分を訂正したい時には全てを書き直すようにしましょう。それは、訂正方法が間違っているとその遺言が無効になることがあるからです。

さらに、こうして書いた自筆証書遺言は出来れば弁護士や行政書士などの専門家に確認してもらうようにしてください。そして、問題がなければ、封筒に入れて封印をします。

次に遺言書の保管ですが、相続人や信頼できる友人、遺言執行者などに預けておくか、自分で保管します。出来れば弁護士などが良いと思います。自分でも忘れてしまうような隠し場所に遺言書を仕舞うと、残された人がそれに気づかないこともあります。

因みに、遺言はいつでも書き直しができて、常に新しい日付の遺言が有効になります。その際には古い遺言は捨てて、最新の遺言にしておきましょう。

ブログの書き方

ブログは私たちの好きなように書いても構わないのですが、他人に読んでもらうためにはブログの書き方に工夫しましょう。

まず、タイトルの付け方ですが、タイトルはブログには最も重要なものです。ブログを読んでもらうためにその記事がどのような内容なのかを端的に表現するタイトルにしましょう。なるべく検索にひっかかるようなキーワードを盛り込むことです。

記事はどんなにその内容が良くても、だらだらとした文章では読み手にはストレスになります。また、段落が少ない文章は読むだけで疲れてしまいます。それから、見出しはSEO のために必要なのですが、ブログには魅力ある見出しが必要です。

そして、文字の装飾は控えめにしましょう。記事の文字に矢鱈と色付けしたり文字サイズを変えたりすると、その記事の言いたい焦点がぼやけてしまいます。また、あまりにも小さい文字や大き過ぎる文字は使わないようにしたいものです。

それから、パソコンでブログを書くと普段あまり使わない漢字が自動的に変換で出て来るのでその漢字をそのまま使ってしまい勝ちですが、これも適度にしましょう。誰もが読めるブログを意識してください。

そして、ブログを書いてからは必ず誤字脱字のチェックをしましょう。その時に言い回しに矛盾があるのが分かるでしょう。しかし、人間ですからどうしても誤字脱字は避けられないものです。書き終わったら1日ほど寝かせてから、チェックは他人の目になって読み返すようにしましょう。

レジュメの書き方

レジュメの書き方ですが、レジュメはフランス語で要約とか概略のことです。プレゼンテーションなどで使うレジュメの目的は、研究や企画の発表で必要になります。レジュメはまた、スピーチをするためのメモでもあり、口頭で発表したり議論したりするための叩き台でもあります。

したがって、レジュメには箇条書きタイプと論文タイプが考えられます。すなわち、研究発表などではきちんとした原稿を書いて参加者に配布して、それを読みあげる場合と箇条書きのレジュメがあります。

最近ではパソコンソフトのパワーポイントで箇条書きのレジュメを出すことが多くなっていますが、これは見る人には分かりにくいものです。それは要約とは言えあまりにも簡単すぎて、キーワードだけの場合があるからです。

そうは言ってもレジュメは要約なのですから、簡潔が大切です。しかし、キーワードだけでは分かりにくいので重要な部分は文章にすることが大切です。

それから、説明の順番には注意しましょう。そして、箇条書のレジュメは論理的な関係が分かりにくいので、論理的な展開が必要になります。

レジュメの形式は通常、A4用紙に横書きで、2枚以上になる場合はA4 2枚をB4 1枚に縮小コピーしても構いません。レジュメはあくまでも要約ですから1枚にまとめましょう。

しかし、どうしても複数枚になる時はページ番号を振り、ホチキスで左上を留めます。 レジュメに目次は不要ですが、タイトル、年月日、発表場所、氏名、所属、連絡先なども書く場合があります。

入国カードの書き方

入国カードは世界中、殆どの国に入国する時に書かなければなりませんね。これがまたとても面倒くさくて、分かりにくいものなのです。

入国カードの書式は国により異なりますから、ここで世界各国の入国カードの書き方を示すことは出来ません。ですから、一般論として入国カードの書き方、記入の仕方について考えることにします。

入国カードは大抵の場合は航空機の中で書くようになりますから、しっかり書けるように下に固いものを敷くようにしましょう。膝の上などでは文字が書きにくくなります。

そして、決められた言語で書くのですが、もし分からなかったら客室乗務員に聞くことが一番間違いがありません。なまじ自己流に解釈して記入しないことです。チェックマークの場合は特に注意しましょう。

それから、入国カードは必ずパスポートとの照合が行われますから、パスポートに記載されている通りに書きましょう。これが違っていると入国審査官が困ってしまいます。

所持金などを記入する必要がある時は概ねの金額で構いません。普通の観光客であればこまかく詮索したりはされないでしょう。入国カードでアメリカなどでひっかかるのが、観光かビジネスか入国の目的ですが、面倒であれば観光にしましょう。ビジネスの場合は面倒なケースが無きにしもあらずです。

結論になりますが、郷に入れば郷にしたがえですから、その入国する国の入国カードの書式に沿った書き方をするのが間違いないのです。ですから、分からないところはどんどん客室乗務員に聞いて教えてもらうことがなによりも確実な書き方です。

エアメールの書き方

封書や絵葉書などでのエアメールの書き方は、エアメールで外国へ手紙や荷物を出す時に書く、宛先と自分の住所や郵便番号、氏名です。

エアメール用の封筒は市販されていますが、これを使う必要はさらさらありません。また、荷物に貼り付ける用紙はどのようなものでも大丈夫です。そして、手書きではなくパソコンなどで書いてプリンターで出力したものを封筒に貼り付けてもかまいません。

エアメールに書く海外の住所の書き方は日本の書き方とは違います。エアメールでは最初に氏名、次に住所、それから郵便番号、最後に国名の順序です。国名は少し大きめの字が良いでしょう。そして、相手が男性であれば、Mr. 奥さんであれば、Mrs. 女性で結婚の有無が不明な場合は、Ms. 未婚女性は、MissでもMs.でも構いません。会社などの場合はMessrs.を相手の会社名の前につけましょう。

それから、差出人のほうは氏名、住所、国名、郵便番号の順序で封筒の左上に書くようにします。つまり封筒の表を見るだけで誰から誰への手紙かが分かるようにします。

なお、海外から日本にエアメールを送る際にはその宛先を日本語で、日本の書き方の順序で書いても構いませんが、国名はJapanと最後に書くようにしましょう。そして、赤色でAir Mailと書きましょう。船便ではないことをはっきりさせるためです。

今どき郵便物を船で送ることはありませんが、大きな荷物などではAir Mailと明記しておいたほうが間違われないので安全です。昔は船で郵便物が運ばれていましたが、今は航空機の時代ですね。

自己紹介の書き方

自己紹介は自己PRに通じるものがありますが、自己紹介の書き方は、決まり文句で書かないことです。典型的な文例とは違う書き出し方のほうが読む人の目を引くこともあるのです。

それから、自己紹介なのですが、自叙伝ではありませんから、自分の好みや生活をだらだらと書くのではなく、アピールポイントを書いて自己PRをしましょう。

このとき注意しなければならないのは、アピールポイントに具体性があることです。ただ、私は人との協調性があります、ではダメなのです。それがどのような協調性なのかが具体的に分かるようにしなければなりません。

自分の特技や、良い趣味は十分にアピールするように書きましょう。ただし、この時に、読み手が、ふーん、それで?だからどうなんだ、と感じるような独りよがりな書き方は禁物です。

例えば、私は5歳の頃からピアノを習いはじめて、高校3年生の時に○○地区の音楽コンクールのピアノの部で最優秀賞をいただきました、などなら良いでしょう。

そして、自己紹介を書く時に気をつけることは、箇条書きは不可です。しかし、長い文章でもいけません。そうかと言って短すぎてもダメですから、読む人の呼吸に合わせるつもりで、書いた文章を声にだして読むようにしましょう。人は目読でも声をだすように呼吸で文章を読むのです。

ですから、だらだらとひねくれた文章では息を継ぐことができませんし、短すぎると息が余ってしまいます。読みやすい文章は呼吸に合わせたリズムがあるのです。

明細書の書き方

明細書の書き方でとかく使い勝ちなのが英語を文中に入れてしまうことです。例えば、電源はオフにします、とするべきところを、電源をOFFにします、と書いてしまうのです。もっと日本語らしくするのであれば、電源を切ります、としなければなりません。

そして、英語などの略語には必ず日本語の名称を書くかフルの名称を書くようにしましょう。特許は長く存続しますからその言葉を明確に定義しておく必要があるのです。技術用語として認められていない言葉の使用も止めましょう。

それから、技術用語をきちんと使い分けると、特許の権利が広がる場合があります。すなわち、商品名ではなく、その商品そのものの名称を書くようにするのです。また、登録商標はその旨を明記しなければなりません。

また、誰でもが理解できる日本語で書くことで、言葉は時代で変化することを憶えておいてください。パソコンやワードプロセッサでは変換すると難しい漢字が出てきますが、それを使っても読む人が分かる漢字にするべきです。又はではなく、または、のほうが今の日本語には合っています。

さらに、特許の明細書では、当該とか前記など、日常では使用しない用語が出てきます。このような言葉はそれが明確に何を指しているかが分かる文脈の中では使えますが、そうでない場合、つまり、当該とか前期がどれを指しているのか曖昧な時は使用しないことです。

なお、例えば、前記X回路によって…、ではなく、このX回路によって…、とすべきです。これから明細書を英語などに翻訳することを前提に単数か複数かを考えましょう。前記、では単数か複数か不明確ですが、この、であれば単数だと分かります。

サインの書き方

まず、サインの書き方は、サインは書くのではなく、むしろ描くものだと考えてください。
つまり、サインは一種の図形であり、誰でもが読める文字を書かないものです。

サインは図形を組み合わせて、好きなように自由に描けば良いのです。この時に大切なことはそのサインがあなただけにしか書けないものでなくてはなりません。

ですから、サインは文字ではなくある意味では記号のようなものであるとも考えることができます。

こちろん、文字を崩しても構いませんし、一見ぐしゃぐしゃないたずら書きのようなものでもサインになります。ただし、自分で書いたサインをまた書こうとしたらうまく書けないのでは自分のサインになりません。毎回サインが変わるようではサインとは言えないでしょう。

また、人には個性があるようにサインにも個性を出すようにしましょう。一目でそのサインが誰のものであるかが分かるのが有名人のサインです。

そして、文字的なサインであればそれは日本語である必要はなく、何語でもかまいません。そして、もし器用なひとならサインのそばにちょっとした図形やイラストをつけても良いのです。

そして、場合によってはサインは実印のような役割も果たしますから、海外で使うクレジットカードなどに使うサインは、セキュリティーの面からもむしろ日本語でサインしたほうが真似されにくくて安全でしょう。その場合はひらがなやカタカナのほうが外国人には真似がしにくいようです。そして、パスポートのサインはいつでも書けるようなものにしておいてください。パスポートの署名は判子と同じ意味をもつのです。

イラストの書き方

正確にはイラストの書き方は、イラストの描き方ですね。イラストに文字も使うことがありますが、イラストは基本的には描くものです。

一番手っ取り早いイラストの描き方は、インターネットなどでサイトを検索することでしょう。そうすればいくらでもイラストに関する情報や資料を集めることができます。

イラストは書くのではなく、描くのですからイラストの描き方を文章で説明するのには限界がありますが、一般論として少し文章にしてみます。

まず、イラストは一種のスケッチですから、線、円、四角形、楕円、曲線、三角形、その他の図形が描けなければなりません。人間の顔をイラストで描く時には必ず丸味がある曲線が必要になります。

そして、ビルや家屋のイラストでは直線や四角形などがあります。その他自動車をイラストにする時にはあらゆる図形パターンが必要になるでしょう。

それから、イラストでは絵画にも言えるのですが、まずは真似から入ることでしょう。いきなり自分が考えているイラストを書けるのであれば何もイラストの描き方を学ぶ必要はありません。

絵心があるとか無いとかよく言われますが、イラストは上手でなくても良いでしょう。それよりも対象物やイメージしたものを線で、点でどのように表現するかが大切です。そして、そのためには常日頃から対象物の特徴を良く観察してそのポイントを掴むことです。

パソコンの絵文字もある意味ではイラストと言えるでしょうが、パソコンの記号を畳巣に組み合わせると笑っている人の顔になりますね。

志望動機書の書き方

志望動機の書き方ですが、履歴書に志望動機を書くのに何をどのように書けば良いのか迷うかも知れませんしかし、書き方のポイントさへ押さえれば書き易くなるでしょう。

まず、何故この職業なのか、他の職業ではどうしてダメなのかをアピールします。さらに何故この会社なのか、類似した他の会社では何故ダメなのかをその理由をつけて書きます。

そして、その志望する会社に入った場合には何をやりたいのか、その会社の現状を研究して具体的に提示しましょう。

それから、その会社に役立つためのツールとして自分の今までの経験について書きます。スキルや資格について自分は今どのような資格を持っているかも書きましょう。さらに、転職などの場合は、職場での人間関係について自分は今までどうしてきたかも書きます。

この場合、今までの会社の悪口は決して書かないことです。もし悪口や不平・不満を書くと、採用側の会社ではそのような人を採用すると自分の会社のことで何を言われるかわからないと敬遠されてしまいます。

そして、文体は正確に論理立てて書き進めましょう。後戻りしたり論理的に矛盾があると、そこが必ず読み手にひっかかります。箇条書きで分かり易い部分は箇条書きで良いでしょう。

そして、その応募する会社のことや周辺の業界の現状や歴史などについても事前に良く調べておくほうが論理的な文章の展開に役に立ちます。ただ、とにかく御社に勤務したら頑張りますなどというのでは志望動機にはなりません。

この場合、何故その会社でなければならないのかと言う点では、5W2Hの技法を採用することも必要になるでしょう。

目録の書き方

退職や卒業、結婚や開店など人生の節目に記念品はつきものです。このような際にどのような記念品を選んで贈るのかには頭を悩ませます。そして、記念品を選ぶのと同時に難しいのが目録作りです。

目録の書き方はいろいろあります。すなわち、目録には結納のときの結納目録や挙式の前に荷物の引き渡し確認のための荷物目録、お祝いの祝い目録、褒賞の際の贈答目録などです。しかし目録の書き方の基本はどれも同じです。

記念品目録の書き方は縦書きですが、右中央に、目録と書きます。その次に、贈る品名と数量を書きます。それから贈呈する由来を簡潔に書きますが、これは省略しても構いません。そして、贈る日付を書き、贈呈者名を書いて、最後に受領者の宛名を書きます。

上包みの上書きには目録とか、御祝、御礼、粗品、贈、謹呈などと書きますが、最近では上包みに水引やのしをつけ、表書きが印刷してあるものもありますから、それを使いましょう。

これが今までの慣例ですがこの頃ではこのような形式にとらわれず、したがって目録を作らないで記念品を贈呈する場合もあるでしょうし、また外国人に対しては目録は不要でしょう。ただし、記念品を贈られる側の気持ちを考えると記念品目録があったほうが、それが思い出に残りますね。そして、いかに簡略化されたとはいえ、結納などの場ではこの伝統の形式は必ず必要になることを覚えておきましょう。

特に結納目録がないのはその結婚を軽視しているとも受け取られかねませんから、結納の目録は必ず書くようにしましょう。

退職届の書き方

退職届の書き方では、会社によっては既に退職届の書式が決まっている場合がありますから、そのような場合にはそれにしたがってください。

会社に決まった書式がない場合には自分で書くことになりますが、その際の必要事項は以下の通りです。

退職届には印鑑(朱肉タイプで、スタンプ式ではありませんので注意しましょう)、手書きの場合は便箋で、これは縦書き用の白地でB5サイズ、白い封筒、黒色のサインペンか万年筆が必要です。パソコンの場合でも縦書きにします。

退職届けの書き方は上の中央に、退職届とし、形式的な文章としては、                                   私事この度一身上の都合により、平成○○年○○月○○日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。と書き、退職の理由は書かないようにしましょう。

そして、下の位置に退職届を出す日時、自分の所属部署名、自分の氏名を書いて印鑑を押します。

最後の宛名は会社の代表者宛にします。退職届を提出する上司にではなく、あくまでも宛名は会社の代表者です。

退職届を入れる封筒の表面中央に、退職届と書き、封筒の裏面の左下に所属部署名と名前を書きます。

退職届は一種の形式ですが、目に見えない契約解除の申し出のようなものですから、ドライに割切って、ここに私事や理由、会社への不平不満などは一切書かないことです。あくまでも一身上の都合なのです。そして、印鑑は実印である必要はありません。三文判で十分です。

添え状の書き方

仕事では対外的な郵送書類には必ず添え状(送付状とも言います)を同封するのが礼儀ですね。また、履歴書を郵送する際にも添え状を同封すると受け取る側の印象が良くなるでしょう。

添え状の書き方は基本的には手書きですが、パソコンでも構いません。そして、添え状の書き方に決まった書式はありませんが、用紙サイズはA4サイズで1枚にして複数枚になることは避けましょう。

添え状の用紙には白紙の用紙か薄い罫線の便箋などを使いますが、横書きで書きましょう。
添え状には日付、相手の企業名、自分の会社名、所属、住所、電話番号、氏名、簡単な挨拶文、そして、同封書類が何であるかを書きます。

この時の挨拶文は拝啓、ではじめて敬具で終わります。そして、挨拶は簡潔に書くことで、添え状が長文の手紙のようなものは好ましくありません。添え状の目的はあくまでも相手の人にその内容物が何で、どこから誰宛のものなのかを一目で分かってもらうことです。

ですから、添え状は最初に別の項目として、その郵便物が何であるか、何のためかということを大きく書いても良いでしょう。そうすればそれを受け取った相手の人はその内容物の概要がすぐに分かります。

くれぐれも注意したいのは、添え状は直接相手と会って何かを渡す時に、これは何の目的で、何なのかを説明するのと同じような意味合いのものだと言う点ですから、渡すものが何で、それが何の目的かが分かりにくいのでは添え状にならないということです。

挨拶の書き方

挨拶の書き方では一番多いのがビジネスの挨拶文でしょう。上司への挨拶もありますし、部下への挨拶もあります。

お世話になった取引先のクライアントへの挨拶は、栄転や転勤、退職などの際に欠かせないものです。

このような挨拶はビジネス文書と同じようなものですが、ニュアンスは多少異なってきます。退職などの挨拶もありますから、やや感情的なものが挨拶に入るのは致し方ないでしょう。

退職の挨拶文ではそれまでお世話になったクライアント、会社の上司などに挨拶を書くときに何か寂しさも感じるでしょう。

挨拶にはこれ以外にも、引越しや結婚式の後の挨拶や葬儀・喪中・法事の挨拶などもありますが、いずれの挨拶にも欠かすことが出来ないのが季節感を盛り込むことです。

また、挨拶には目上や目下の区別は欠かせませんから注意することと、しかしながら相手には尊称、自分には卑称を用いるようにしましょう。

典型的ですが、季節感は次ぎのようなものです。1月は・初春の候・新春の候など、2月は
・余寒の候・残寒の候など、3月は・早春の候・浅春の候、4月は・桜花の候・陽春の候、
5月は・新緑の候・若葉の候、6月は・立夏の候・向夏の候、7月は・盛夏の候・猛暑の候、
8月は・残暑の候・立秋の候、9月は・初秋の候・秋涼の候、10月は・秋冷の候・紅葉の候、
11月は・晩秋の候・向寒の候、そして12月は・初冬の候・師走の候。
8月は残暑で、9月は秋、1月は寒いのですが春ですから注意しましょう。

招待状の書き方

招待状の書き方でまず思いつくのは結婚式と披露宴でしょう。招待するのは誰なのか?それには結婚式の費用を誰が出すかもポイントになります。したがって、招待するのは本人かその両親になります。

式への招待か、披露宴への招待か、それとも両方かが 招待状に明記されていないと、招待された方は迷います。結婚式の招待状は披露宴への招待だと思いますから式へ招待されなければ参列しないでしょう。

そして日時が極めて大切です。何年の何月何日で何曜日か、開始時間を忘れずに書かなければなりませんね。
そして、場所がどこなのかも当然書きます。この「場合は会場の正式名称と合わせて愛称あればそれも書き添えて。住所、電話番号やそこへの行き方、地図も添えましょう。

そして、矢張り不可欠なのが出欠の確認ですから、招待した相手が出席か欠席かを知るために、必ず返信用ハガキを同封しなければなりません。これは実際の披露宴での出席人数を決めるためにも欠かせません。

招待状の前文の 頭語は、拝啓または謹啓とします。そして、時候のあいさつ、安否のあいさつを書いてから、主文になります。

主文は、さてとか、このたび、などから本題に入ります。主題では結婚することと相手を招待することを伝えるのですが、日時や場所などの詳細は手紙の終わりにまとめて書きましょう。

そして末文ですが、結びの挨拶や敬具などの結語を書いて、後付けとして、その招待状を出す日付と差出人氏名を書きます。この際の日付は○月○日ではなく、○月吉日とします。

自己PRの書き方

自己PRの書き方での大切なポイントを見てみましょう。まずはアピールする自己の強みは、既に身に付けた強みであることです。

ただし、自己PRの書き方は強みを持っていることだけではダメで、強味を持っていることを証明するための実際のエピソードが必要です。そして、出来るだけ具体的な活動や内容を簡潔に書くようにしましょう。

特に採用する側の企業はその強みが本物かどうか疑って見ています。つまり、それが口先だけなのか、また、その程度のことが強みなのか、さらに、その強みが本当に当仕事でも使えるのかなどをチェックし合否を決めます。

ですから、自己PRはそれを企業側に信用してもらえるように書くことが重要なのです。自己PRを書く場合、○○が出来ますとか○○の能力がありますでは相手にしてもらえません。
本当にそうなのか、本当に使えるのかを企業はチェックしていますから、そのためエピソードを使って書きますが、字数制限が有りますから、簡潔にしかも分かり易く書かなければなりません。

それには、一番アピールしたい強みをずばり書くことですが、これはキャッチコピーとか結論です。そして、エピソードを書き加えます。エピソードには5W2Hの技法を取り入れるようにしましょう。
まず状況がわかるように書き、そこで強みを活かした場面は、出来るだけ具体的に書き、人事の人が、読み取れるように書くこと、そして結果を書く・・・この流れで書くといいでしょう。

そして、その強みを今後どのように活かしていくか、意気込みを熱意をもって書きましょう。例えば、この強みを活かし売り上げに貢献します、などです。

のし袋の書き方

のしは正式には、のしあわびと言います。一般的に私たちが、のしという言葉を使う時には、主にのし袋のことです。

のしあわびは祝儀やお祝い事の贈り物などに添えて用いられますが、今ではのし袋やのし紙などに用いられています。

のし袋の書き方では、毛筆や筆ペンを使ってバランス良く丁寧に書きましょう。市販されている祝儀や不祝儀袋には間違った形のものもありますから気を付けてください。

水引の結び方には一度結んだらほどけない、結びきりと、ほどいて何度も結ぶことのできる結び方の蝶結びがあります。結びきりは結婚、お悔やみごとのように二度とくり返してはいけないことに使います。蝶結びは何度くり返しても良い一般的な祝い事に使います。

なお、市販ののし袋を使う場合にはお金を入れた後で折り方を間違えることの無いようにししてください。

慶事では中包みを紙の中央に置いて、左・右の順で折って下側を上側にかぶせます。一方で弔事では中包みを紙の中央に置いて、右・左の順で折ってから上側を下側にかぶせるようにします。

のし袋の書き方は真中から下の中央に自分の名前を丁寧に分かり易く書くようにしましょう。繰り返しますが筆記用具は筆か筆ペンです。あくまでもボールペンや鉛筆、万年筆は使わないようにしてください。

連名での書き方が、目上や役職の高い順に、右から左へ書きますが1つののし袋では3名程度にしましょう。それ以上の場合は、他一同と小さめに書きます。

稟議書の書き方

稟議書の書き方ですが稟議書は起案書と呼ぶ場合もあり、その起案者が決定権がある上司に対して決裁や承認を得るために提出するための文書です。

稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書くようにします。さらに、上司が祖の稟議書を決裁をするために必要だと思われる資料や詳細な比較検討書や参考になる技術資料なども準備しましょう。

これらの資料は稟議書とは別に添付書類になります。そして、稟議書自体は簡潔にまとめて書くようにします。多くてもA4の用紙3枚以内にするべきで、多忙な上司に時間をかけさせないようにすることです。

そして、稟議書を書く時に一番大切なことは、決裁者にその稟議書の内容を理解してもらってその内容の必要性を認めてもらうことですから、可能な範囲で出来るだけ定量的な表現を使うことです。

そして、起案の際に比較して検討した別案も示して、そのメリットやデメリットを決裁者に簡潔に提示して検討してもらうことも考えてみましょう。

ただ、新規にパソコンを購入したいなどではなく、そのパソコンにすればこのようなメリットがあり、作業効率が現在よりも○○%はアップするので、会社全体の効率は○○%上がるとか、それについてはパソコンとしてはA社製とB社製があり、A社製はこの点でのメリットがあり、B社製ではこのようなメリットがある、などと出来るだけ具体的な数字を示すことが大切になります。

ただ、漠然とした数字もメリットもはっきりしないような稟議書で、添付資料を参照では上司はそのような時間がありませんから、その稟議書は却下されてしまうでしょう。

祝儀袋の書き方

最近では祝儀袋の形態も様々で表書きも印刷されている袋も市販されています。しかし、祝儀袋は本来は一字一字心をこめて書くものです。

祝儀袋の書き方での注意点を見てみましょう。まず、使う筆記用具ですが、ボールペンや万年筆、それに薄い墨はNGです。薄い墨文字は仏事の時だけに使用すると憶えておいてください。

祝儀袋の表書きは毛筆や筆ペン、サインペンなどを使用し、濃い墨で楷書体を使って書くようにしましょう。ボールペンや万年筆、薄い墨で書くのは相手に失礼になりますのでくれぐれも注意しましょう。なお、中に入れるお金は新札が良いので、新札を用意してください。
表書き例の例としては、「寿」や「御結婚御祝」、「御祝」などです。なお、印刷されていれば書く必要はありません。

名前を書くときですが、個人名の場合は水引の結び目中央上に上書きをして自分の名前は中央下にフルネームで上書きよりやや小さめの文字で書きます。

連名で書く場合は袋の右側から書きますが、その順序は地位や年齢が上の人から左側に向けて下位の人の順で書きます。なお、このように地位や年齢の関係がない場合は五十音順にして、3名くらいを限度にしましょう。他一同という場合もあります。

なお、祝儀袋はあくまでもお目出度い時に使うものですから、祝儀を手渡す時には感謝の気持や本当におめでとうという心を込めるようにしたいものです。そうですか、結婚するのですかなどと仕方がないからご祝儀を出すような気持では受け取った相手も嬉しくないでしょう。

ビジネス文書の書き方

ビジネス文書の書き方では次ぎの事項に留意することです。そして、文書はいきなり要件から書くのではなく、軽く常識程度の前置き文は必要です。
 
ビジネス文書の文章での基本は簡潔で正確な文章を書くことです。正確で簡潔な表現を心がけましょう。だらだらした形容詞や修飾語が多い文章は止めましょう。それには、箇条書きも良い方法です。箇条書きでは論理的な矛盾が発見し易くなります。

そして、用件を正確に伝えることを第一に考えることで、文章の上手・下手は気にしないことです。

次ぎの必須事項は、曖昧な表現やどうにでも解釈することが出来るような表現は使わないことです。例えば…頃では、それがいつなのか正確な情報が伝わりません。もし、時間がはっきりしない場合は期限を切りましょう。例えば、Ο時前後1時間以内に、などと書きましょう。

そして、…でも結構ですなどと言う表現は、読み手にはどうにでも取れる場合がありますから書かないことです。また、書き終わったら最後に読み返して、曖昧な表現がないかどうかをチェックすることです。
 
それから、言うまでもないことですが、誤字や脱字、話し言葉や幼稚な言葉を使わないことです。特に社外へのビジネス文書は出してしまうと修正がききません。誤字や脱字は読み手には不快感を与えますし、誤った情報を伝えることにもなりかねません。

また、話し言葉や幼稚な表現は祖のビジネス文書を書いた本人だけではなく、会社全体の品性を疑われるでしょう。せすから、出来れば自分で書いた文章を上司や同僚に読んでもらって、相応しくない表現がないかどうかを確認してもらうようにしましょう。

議事録の書き方

議事録の書き方を見る以前に議事録は何のためにあるかを理解しましょう。議事録は会社などでの会議をまとめたりする場合に必要になりますが、その他のケースもあります。

そして、その議事録が何のためかにより書き方も変わってきますが、議事録を活用するポイントは、育成、共有、備忘、記録、説明、効果、整理の7点です。

そして、その議事録を参照する人がどんな人なのかも考えておくことが必要です。つまり、
参照者は議事録をとった会議に参加しているかいないかとか参照の議論した内容の把握度合です。

それから、その議事録を参照するのは社長や役員なのか、それとも部長や課長か、それとも係長や担当者なのか、さらには会議に出席したクライアントなどの第3者なのかによっても書き方は変わってきます。

大体、議事録をまとめるのは会社などの場合は若手の人でしょう。若手の人は、つまり書記の役目をするようにして、仕事を覚えていくという育成の意味もあるようです。

議事録に必要な項目には必ず記載しなければならない絶対的記載項目とそうではない相対的記載項目があります。

絶対的項目は(1)議事録のタイトル、(2)会議の日時と場所、(3)出席者、そして(4)議題とその会議での(5)結論や決定事項、検討課題です。作成日や作成担当者も書きましょう。つまりその議事録が一人歩きをした時に責任の所在を明確にするためです。

そして、議事録では事実は曲げない、落とさないこと、事実と主観は分けることで、議事録が複数ページになる場合は、要旨と内容を分けましょう。

願書の書き方

願書の書き方は、何故その学校に入学したいかという受験理由は明確にしましょう。ただ、漠然とした受験理由ではどこの学校でも良いのではないかと思われてしまいますよ。

そして、入学試験の願書を書くのが不安な場合は願書をコピーして下書きを書いて練習しましょう。

志望校への受験理由については親子で話し合って文字にすることで、子供の志望校への思いが明確になります。出席した学校説明会や見学した文化祭、オープンスクールなどで感じた学校の魅力などを思い起こして志望理由を書くようにしましょう。

面接がある学校では志望理由について必ず聞かれますから、受験する子どもが自分の言葉で志望理由を言えるように練習しておきましょう。面接直前に志望理由を忘れないように願書はコピーをとっておきましょう。

願書を書く時に使用するボールペンなどの筆記用具はいくつか同じものを用意しておきましょう。きちんと書いたつもりでも書き漏れがあったり、修正が必要だったりする場合があるものですから出願の際には、願書を書いた時の筆記用具を持参するようにしてください。

入学願書では志願者の氏名は戸籍上の漢字で書きます。ルビもふりがなと書いてある場合には平仮名を、フリガナとカタカナで書いてある場合にはカタカナで記入します。生年月日も元号か西暦での表記か気をつけてください。

家族構成を書く欄は、学校によっては本人を書く欄がある場合がありますが、本人を書く欄がない場合には本人以外の家族を書きましょう。順序は父親、母親、兄、姉、弟、妹、祖父、祖母、その他同居人です。

志望理由の書き方

志望理由の書き方はいわば志望動機の書き方ですから、何故それを志望するのかは応募する先のことを熟知しているか、または自分のスキル活かしたいという意思が必要です。

このようなことから、いくつかの例を見ることにしましょう。

例えば、設計エンジニアの志望理由の書き方は、今までは主に海外プラントに従事していましたが、現場を見る機会がなくて不満でした。御社では現場に密着した仕事をしてより幅広い知識を身に付けたいと希望しています、など相手先の海外活動を知っていることをアピールしましょう。

プログラマーからSEへの志望理由としては、社内プログラマーとしてルーチンワークのシステム開発をしてきましたが、さらに対外的な立場に立つ仕事につきたいという考えから応募しました。SEとしてパッケージソフトの開発に当たりたいと考えています、など職種の内容拡充が理由だと訴求してみましょう。

現場の職人として働いている人が現場監督になる志望理由であれば、まず自分の職歴を細かく書いて、経験をアピールするようにして自分の経験をその応募先でフルに活用できるという点を強調してみましょう。

経験を生かした転職の志望理由は同業種間では良くあるようですが、現在在職中の場合はなぜ今の会社を辞めてまで応募したいのかと聞かれる場合がありますから、志望理由は明確にして説得力があるものでなければなりません。ただし、在籍中の会社の悪口は絶対に述べないことです。

そして、応募先にある魅力に惹かれて応募するのだというように応募先で自分の経験がさらに有意義になり、ひいては会社の発展に寄与できると考える点を理由にすべきでしょう。

報告書の書き方

報告書は上司からの命令や指示を実行した後でその業務の結果を報告するためのものです。報告書の形の文書で報告するのは、その報告がその上司からさらにトップクラスまでいく場合や記録や保存が必要な場合、さらには会議の出席者など多数の人に対してその会議の内容を共有する場合などです。

ですから、報告書の書き方はそれを読む人が報告書だけで何がどうなったのかなどを理解出来るようにしなければなりません。報告を受ける上司やトップは大量の報告書を読む立場にありますから、可能な限り簡潔に分かり易い報告書を書くように心がけましょう。

そして、直接関係のない人や多数の人が読む場合、読む人によって解釈が変わってきてしまうような誤解を招くような表現が無いようにしましょう。

報告書は読み易い文体で簡潔な文章を書くことで、項目ごとに小見出しを使ったり、箇条書きにするなどの工夫もしましょう。

また、報告書は事実を正確に伝えることが重要ですから金額や数字は正確に書き、あいまいな表現ではなく、内容が正確に伝わるようにします。

それには報告書の目的と提出相手、過去の経緯や現状を十分に把握して報告すべき内容のみを書くことです。

つまり、5W2H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら)をしっかりとつかんで、簡潔で分かりやすい文章を書くようにします。

文章は短文で箇条書きにするとか項目ごとに小見出しをつけて要点をわかりやすく記述するようにしましょう。なお、どうしても報告書が長い文章になる場合は最初に要約文をつけるようにします。

始末書の書き方

始末書の書き方ですが、そもそも始末書とは不始末や事故や犯罪などを起こしたときに、それに対して詫びをして、二度と繰り返さないことを誓うためにしかるべき相手に提出する文書です。

ですから、自分から自発的に書いて提出する詫び状と違うことを憶えておきましょう。始末書は上司からの指示に基づいて作成するものです。ですから、不始末をしたのでお詫びをしたいと自発的に書くのは始末書ではなく詫び状になります。

そして、始末書は基本的に懲罰的な意味合いがありますから、あくまでも自発的に書くのではなく上司から作成するように指示・命令をされて書くものです。

不始末は日常でしばしばありますから、会社によっては始末書の書式を用意している場合もあります。しかし始末書には定型のフォーマットや様式はありません。

ただし、始末書の書き方では必ず含まれていなければならない要素があります。それは、不始末の内容、その不始末の原因や理由、その不始末に対する反省とお詫び、不始末を繰り返さないという誓いの言葉、そして、寛大な措置のお願いや社内規定に従います等の表現の5つです。

始末書はこの順番に書くポイントを整理してから上にある順番に文章をつなげていけば、文章の流れが分かり易い始末書になるでしょう。

そして、不始末の内容や原因、理由については事実関係のみを簡潔に書くようにします。どのような文章でも同じですが反省やお詫びの言葉をだらだらと書くことは褒められたことではありません。文章は出来るだけ簡潔を意識して書くようにしましょう。


内容証明の書き方

内容証明の書き方には同時に必要な事項がありますから注意しましょう。この要件を満たしていないと内容証明の機能が果たせません。

まず、内容証明郵便は同時に三枚(枚郵便局保管、枚相手方送付、差出人保管の三枚)を作成しなければなりません。

用紙には、一行に二十字以内、一枚二十六行以内で書くのですが。横書きで作成する場合は、一行十三字以内、一枚四十行以内、または一行二十六字以内、一枚二十行で作成することが可能です。

もし書いている途中で文章中の文字を訂正したり挿入、削除したりするときは欄外の上に何字訂正、何字削除、何字挿入と字数を明記して捺印します。これは一行中で何字も訂正、挿入、削除しても、捺印は一つで構いません。

もし、用紙の枚数が二枚以上になるときは必ず契印(割り印)をします。そして、内容証明に使用する文字はカナ、漢字、数字で、それ以外に英字は固有名詞に限ります。また、括弧や句点、その他一般に使用される記号に限られます。なお、句読点(、や。)は一字とみなされます。

用紙内には必ず差出人(発信人)と受取人(受信人)の住所、氏名を末尾の余白に付記しなければなりません。ただし、住所、氏名が文章な内容に記載されたものと同じ場合は省略することも出来ます。

最後に内容証明郵便の役割ですが、これは、いつ、どのような内容の文書を、誰が誰に差し出したかを郵便局が証明する制度です。つまり、その文書の内容を後日まで残しておく必要のある場合に利用されています。ですから、受取人にその郵便が到達したことが明らかにならなければ目的を達することができませんので、通常配達証明にします。


レポートの書き方

レポートはいわば報告書ですが、レポートの書き方と同時にその構成内容についても抜けがないようにしましょう。

レポートの構成は、(1)表紙のタイトル、氏名、提出先と提出日など、(2)序論としてレポートを書く理由、そして本文になります。

なお、本文には、調査レポートであれば調べた方法と内容、調べた結果、そこから考えたこと、そして結論などが含まれ、参考文献があれば参考資料の名前を書きます。

次にレポートを書く手順ですが、何について書くかテーマを決めます。それから、言いたいことを決めます。主題を決めるのです。そして、主題が決まったらタイトルを作成します。

そして、レポートに書く内容を決めるのですが、そのレポートを読む人が、一番言いたいことを理解できて、納得できるような内容をにします。もし、内容が薄いようでしたらさらに調べるようにしましょう。

そして、それを裏打ちして分かり易くするための写真や図表なども用意しましょう。これで内容を書き進めるのですが、文章構成を決めて読みやすい文体で分かりやすい文章を書くように心がけることです。

独りよがりの文章では読む人には何を言いたいのかが伝わりませんから、常に読み手を意識して本文を書くようにしましょう。

このように、レポートを書くのにはそのレポートが何についてなのか、そして、それはどのようなものなのかがすらすらと読めるようなレポートでないと、単なる雑感を述べているようなことになりかねませんから、あくまでもレポートは報告書であることを念頭に置きましょう。

論文の書き方

論文の書き方で決まった形はありませんが、書き方の基本はあります。ここでその基本について考えてみましょう。
 
論文はまず総論から各論へと書くことです。最初に総論を述べて、総論に沿って後の文章が展開されます。章や節などの文章の頭には、これからそこで何を述べるかという総論が必要です。
 
次に文章のブロック、すなわちパラグラフを使って書くのですが、総論の内容にしたがって各論の構成を検討しましょう。こうすることで読む人が全体像をつかみ易くなります。

それから大切なことは要約文をパラグラフの先頭に書くことです。読み進もうとする読む人は文章の内容についての予備知識を得ることが出来ます。
 
そして、論文にある情報は既知から未知への流れで書くのがポイントになります。つまり、文の前半では既知の情報を引き継ぎ、文の後半で未知の情報を付加するのです。情報の流れがスムーズになりますから、読んでいきながら内容が理解できます。

正しく並列して書くことも基本ですが、章や節、項などの階層、パラグラフ、文や句、語で並列して記述する場合は、同じ種類のものを同じ形で並べるようにします。つまり、格付けをするのです。
 
また、1文では1つのことだけを書くようにしましょう。ただし、主従関係が明確な場合は2文までは接続できます。ただし、文と文を等位接続詞で結ばないことです。
 
基本の最後は簡潔に書くことで、必要な情報だけを簡潔に表現することが重要です。不要な情報があると読み手は混乱しかねません。

職務経歴の書き方

職務経歴の書き方は基本的にはこれという形式はないようです。しかも履歴書とは違いますから手書きで書く必要はありません。最近は、エクセルやワードなどのビジネスソフトのパソコンスキルを確認するためもあり、パソコンを使用した職務経歴書が一般的になっているようです。

したがって、職務経歴の書き方の基本は、自由な書体でパソコンを使ってきれいに読みやすいレイアウトが良いでしょう。

会社名は(株)や(有)など略さないで、株式会社・有限会社と記入し、何年何月、どの部署の何課に配属で、どのような勤務をしていたかを記します。

そして、例え転職回数が多くでも全て書くことで、それにより面接の際に会話が弾んだりもするでしょう。

ですから、今は学歴よりもむしろ何ができるかが問われるので、アルバイトでも長く勤めていた場合は書きましょう。

そして、大切なことは職務経歴を見る採用側の担当者はじっくりとは読んでくれないということです。大勢の応募者からの履歴書や職務経歴書をきちんと読んでいたのではとても処理しきれないのです。

したがって、ここが職務経歴の書き方のポイントになるのですが、つまりインパクトがあり、斜め読みでも引っかかる特徴が必要になるのです。言い換えれば採用担当者を意識した職務経歴であれば、そこで目が止まるのです。

ですから、だらだらと書いていたのでは読んでもらえないでしょう。箇条書きも程度によりけりですが、簡潔に職歴を示すという点では分があると思います。そして、最後には最大限に自己PRをしてアピールするようにしましょう。

お礼状の書き方

お礼状の書き方はTPOにより異なりますが、基本的には人から贈り物をもらったりお世話になったりしたときに感謝の気持ちを表すために出します。

お礼状の書き方のポイントとしては、前文のあいさつがあり、贈り物や、お世話になったことへお礼の言葉が続きます。そして、贈り物や、お世話になったことへの感想などが続き、末文のあいさつになります。

例をいくつか挙げてみますが、このほかにも沢山の書き方がありますので、これはほんの1例だとご承知おきください。

入学・進学・卒業等のお祝いに対してのお礼状書き方では、現金や商品券が多くなりますから、具体的に何に使うのかを書きましょう。例えば、頂戴しましたお祝いをどのように使わせていただくか考えましたが、勉強机を購入することにいたしました、などです。

内祝いへのお礼状はお返しをするという態度では相手に失礼になります。内祝いの品物のお礼状の例としては、このたびの拙宅の新築に際しましては身に余るお遣いをいただき誠にありがとうございました、などでしょう。

お中元やお歳暮へのお礼状は品物を確かにいただいたという報告も併せ持っています。なお、品物への具体的な感想を書くことです。

旅行のお土産へのお礼状はお土産をもらったらすぐにお礼状を書きましょう。そして、お世話になった方へのお礼状の場合は、この度はずいぶんご心配をおかけしましたが、お陰をもちまして本日○○より就職の内定通知をいただくことが出来ました、などでしょう。

頼みごとを引き受けてもらった場合も感謝の意を込めてお礼状を書くのがマナーです。感謝の気持ちをこめてお礼の手紙を書くようにしましょう。

香典の書き方

香典の書き方の前に昔のきまりについて見ることにしましょう。昔は人に贈り物をするときには品物は必ず紙を敷いた台にのせて目録をつけるのが決まりでした。

香典もある意味では贈り物なのですが、香典を出す場合の書き方は気になるところですね。
香典袋の書き方は葬儀の形式、宗教の種類によって異なります。香典袋の表書きを書く時に故人の宗派が分からない場合は、御香典または御香奠と言う宗教形態に無関係の言葉を書けば問題はありません。

香典袋は黒白の水引をかけた白い奉書紙が良いのですが、最近では市販の香典袋が使われています。よく御霊前という袋を使いますが、キリスト教のプロテスタントや浄土真宗では認められていませんから注意してください。

仏式お香典の書き方、つまり表書きは、水引きの上中央に御香典、御霊前の表書きを書きます。そして、水引きの下中央に差出人の氏名を表書きよりも少し小さな文字で書きます。そして、表書きは、毛筆書きが基本となっていますが、文字の色は薄い黒(グレイ)にします。黒々とした黒色は使いません。なお、名前はフルネームで記入して、 肩書きは右肩に小さめに書き入れます。

ここで注意したいのは故人の霊に捧げるのが御霊前で、仏の前に供えるのが御仏前、香を供えるのが御香典ということです。

浄土真宗では御仏前を用います。御仏前は四十九日後に使われる表書きですが、浄土真宗では往生即成仏との考えから御霊前という言葉は使いません。

連名の場合は3名くらいで目上から目下の順に右から左へ記入します。4名以上の場合は、代表者名を中央に、その左にやや小さめに「外一同」と書きます。

封筒の書き方

私たちは日常生活でもビジネスでも封筒を良く使いますね。封筒は自分用の書類を入れて保管したりするときには、その内容が何なのかを封筒の表に記しておくと後で探す時に便利です。

また、手紙やパンフレットなどを郵送する場合にも封筒を使いますが、ここでの封筒の書き方は封筒の宛名書きを見ることにします。

正直なところ、封筒の宛名書きにこれでなければならないという規定はありませんから、ここで改まって封筒の書き方について改まって考えなくても良さそうですが、時には郵便局泣かせの封筒もあるようです。

封筒で郵送する場合の書き方は基本的には郵便ハガキと同じです。定型封筒でも定形外封筒でも相手の郵便番号は必ず記入するようにしましょう。

縦型の封筒の場合は先方の住所→肩書→氏名(様・御中)の順に右から中央に向かって書きます。

先方の氏名は住所や会社名、所属名よりやや大きめの文字が良いでしょう。そして、全体のバランスを考えた文字の大きさが望ましいでしょう。大きな封筒に小さな文字では読みづらいです。そうかと言って切手を貼る部分が無いほど大きな文字でも困ります。

それから肝心なことですが、誰からの郵便なのかがすぐに先方に分かるように封筒の裏には必ず差出人の郵便番号、住所、氏名を書くことです。これは宛先不明で郵便物が戻される時にも必要になります。

封筒に書く文字の色は通常は黒ですが、場合によっては青色でも構わないでしょう。しかし出来るなら無難な黒で、封筒の大きさにもよりますがボールペンやサインペンで書きます。筆や筆ペンでも構いませんがこれは特別な感じがしないでもありません。

メールの書き方

今ではeメールはビジネスに不可欠な存在になっています。メールは打合せや画像や文書データをパソコンや携帯電話で送受信しますが、便利なために書き方次第では危険なものになりかねません。

メールの書き方で大切なのはマナーですが、良くネチケットと言われているものでネットでのエチケットということです。

最初に、件名はすぐにメールを先方に開いてもらえる表現にしましょう。先方の受信メール一覧に件名が沢山並んだ時に最初に開いてもらえるような件名をつけることです。

頭に緊急とか重要としても良いのですが、本当に緊急性のある場合や重要な場合だけに限ってください。

単に、緊急、打ち合わせの件、などとしないで、緊急、明日の打ち合わせは10日の午後13時からになりました、などと具体的な内容もつけるようにしましょう。

それから、本文に用件を書く前に、何か一言を入れるようにします。昨日はご苦労様でしたとか、先日はありがとうございましたなど、相手への気遣いの言葉です。

また、先方が社外の相手の場合には送信者欄だけでは分からない場合もありますから、いつもお世話になっております。(株)○○会社の○○ですと名乗ることも必要でしょう。

本文は見やすく、シンプルにして、結論を最初に持ってくることです。だらだらと書いて、先方が最後にやっと結論が分かるような書き方はしないことです。そして、1行30文字ほどで改行して3−4行ごとに1行分のスペースを入れます。ビジネス文書の改行個所を目安にしてください。

手紙の書き方

最近では改まった手紙を書くことはあまり無いかも知れませんが、手紙には基本的な書き方があります。ここで手紙の書き方についてもう一度おさらいしてみましょう。

改まった手紙を書く場合の便箋は白無地を使い、カラーや模様の入った便箋や横罫の便箋は親しい相手の場合に使用しましょう。そして、形式的な手紙では2枚以上の便箋で出すのですが、文面が1枚で終わってしまったら白紙の便箋をもう1枚つけるようにします。

ただし、弔事の手紙では続くという縁起が良くないので便箋は1枚にします。

手紙の文面は通常、頭語で始まり、結語で終わりますが頭語と結語は対応したものが決まっていますから、気をつけてください。正しく遣うことが必要です。

頭語は拝啓 拝呈 啓白などで、その結語は敬具 拝具 敬白などです。また、改まった手紙での頭語は謹啓 謹呈 恭啓などで、結語は敬具 頓首 謹白などです。

前文を省略する場合は前略 冠省 略啓が頭語で、草々 早々 不一が結語になりますが急用の手紙では、急啓 急呈 急白と敬具 草々 不一です。

返信の手紙では頭語に拝復 復啓 謹復、結語に敬具 拝具 敬白を使います。続けて出す際には頭語に再啓 再呈 追啓を使い、結語には敬具 敬白 拝具を使います。

初めて手紙を出す場合は通常、頭語は拝啓 啓白 拝白などで、結語は敬具 敬白 拝具で良いでしょう。

しかし、一度も面識のない人に初めて出す手紙には、頭語ではなく、初めてお手紙差し上げますなど丁寧な言葉で書き出しても構いません。また、女性の結語に、かしこ、がありますがこの時には頭語は不要です。

履歴書の書き方

まず、応募する会社の人事担当者は、あなたを全て履歴書だけで判断することを憶えておいてください。

ですから、履歴書はあなたを的確に表現してあなたの持っている良い点や魅力を最大限に引き出す資料でなければならないのです。

また、履歴書に目を通すのにあまり時間をかけませんから、第一印象が全てになります。それには基本的なルールを守りながらも、アピールする点をきちんと強調することです。

さて、履歴書の書き方ですが、日付は、元号か西暦のどちらかに統一します。

氏名はきちんと丁寧に書きましょう。ルビがふりがなの時はひらがなで、フリガナの時はカタカナですから間違えないようにしましょう。そして、住所では番地やアパート名、部屋番号は略さずに正確に記入しましょう。

学歴は一行目の中央に「学歴」と書いて、正式名称で中学校の卒業から記入しますが、高校以上は入学と卒業(もしくは中退)を記入します。大学は在籍していた学部と学科名まで記入します。

学歴のあとに一行あけて、次の行の中央に「職歴」と書き、古い順に記入しますが、会社名は正式名称で略さずにきちんと書くことと、入社・退社の年月を間違えないようにしてください。なお、退社の理由も書き、最後の行の右寄りに「以上」と記入します。

免許や資格は取得した順に正式名称で書きますが、取得予定や勉強している場合も記入するとよいでしょう。

そして、読む人の立場を考えて記入する文字をきれいに、丁寧に書くのは勿論のことです。修正液は使わないで間違った場合は最初から書き直してください。

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